Büro- und Verwaltungsdienstleistungen
Professionelle IT und klare Prozesse von der Gründung an
Technik, Dokumentenmanagement und Geschäftsprozesse wurden von Anfang an als zusammenhängende Arbeitsumgebung geplant.
- Begleitung ab der Gründung
- Dokumentierte Geschäftsprozesse
- Laufende Gesamtbetreuung
01
Ausgangssituation
Das Unternehmen befand sich in der Gründungsphase. Arbeitsplätze, Kommunikation, Datensicherung, Dokumentenablage und die dazugehörigen Geschäftsprozesse mussten vollständig neu aufgebaut werden.
Statt einzelne Geräte und Programme nacheinander anzuschaffen, wurden Technik und Arbeitsabläufe gemeinsam geplant. Ziel war eine Umgebung, die vom ersten Arbeitstag an zuverlässig funktioniert, Zeit spart und weiterwachsen kann.
02
Technik und Abläufe verbunden
- zentral verwaltete Client-Server-Infrastruktur
- Microsoft 365 für E-Mail, Kommunikation und Zusammenarbeit
- zentrale Firewall mit sicheren Homeoffice-Zugängen
- Endgeräteschutz, Datensicherung und moderne IP-Telefonie
- strukturierte Benutzer-, Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- nachvollziehbare technische Dokumentation
03
Prozesse gestaltet und dokumentiert
Gemeinsam mit dem Kunden wurde der vollständige Weg eines Dokuments betrachtet: vom Eingang oder der Erstellung über Bearbeitung und Zuständigkeit bis zur Ablage, Archivierung und späteren Recherche.
Die abgestimmten Prozesse führen Dokumentenmanagement, Zuständigkeiten und tägliche Arbeit zusammen. Informationen müssen seltener gesucht, Arbeitsschritte nicht unnötig wiederholt und Dokumente nicht mehrfach erfasst werden. Das schafft im Alltag eine deutliche Zeitersparnis.
04
Dokumentenmanagement und GoBD
Das eingeführte Dokumentenmanagement unterstützt eine geordnete, nachvollziehbare und vor unkontrollierten Veränderungen geschützte Archivierung geschäftlicher Unterlagen. Berechtigungen, Sicherung, Wiederauffindbarkeit und die täglichen Abläufe wurden dafür gemeinsam festgelegt.
Eine GoBD-gerechte Arbeitsweise entsteht nicht allein durch Software. Entscheidend sind ebenfalls dokumentierte Prozesse und deren verlässliche Anwendung im Unternehmen.
05
Ergebnis
Das Unternehmen arbeitet heute mit einer stabilen, sicheren und zentral betreuten Umgebung. DE-SYSTEM übernimmt weiterhin Betrieb, Wartung, Datensicherung, Unterstützung der Mitarbeiter sowie die Weiterentwicklung von Infrastruktur, Dokumentenmanagement und Prozessen.
Ihre Ausgangslage ist anders?
Das ist normal. Wir lernen zuerst Ihre Arbeitsweise und vorhandene Umgebung kennen, bevor wir eine Lösung empfehlen.